Realizar la nómina requiere de profesionalismo y responsabilidad debido a la gran cantidad de regulaciones y deducciones que establece la ley. A esto hay que agregar el hecho de que se tiene que mantener un registro de pagos feriados, pensión y varias contribuciones. Puede parecer que aplicar este proceso en tu empresa es algo complicado y costoso, sin embargo, delegar la elaboración de la nómina ayuda a que tú y tu equipo de trabajo puedan dedicarse específicamente al crecimiento del negocio, el cual es la razón de ser de la empresa.
Toda empresa busca maximizar sus procesos para ahorrar dinero y tiempo. Tener en nómina a tus empleados logra esa tarea y aquí te enseñamos por qué:
Seguridad de los colaboradores
Un aspecto crítico del impacto de la nómina es su efecto en cuanto a la moral de tus colaboradores. Estos deben tener la seguridad que recibirán su remuneración de manera puntual y consistente. Si se falla en este proceso puede causar que tus colaboradores cuestionen la estabilidad financiera de tu empresa, lo cual puede comprometer el buen clima laboral y derivar en un desempeño reducido y en la pérdida de motivación. Dado que tus colaboradores son la base de tu empresa, es crucial la importancia de tener un buen proceso de nómina que sea acertado y fiable.
Es un proceso que lleva tiempo
La nómina puede ser un proceso que consume tiempo que puede ser invertido en otras áreas más benéficas para tu negocio, ya que esta labor se lleva a cabo de manera constante, semanal o quincenalmente. Además, la información debe ser la correcta para que tus colaboradores reciban la remuneración adecuada, para que los impuestos recibidos por los salarios estén correctos y para que el pago de impuestos se haga a tiempo.
Facilita procesos legales
Agilizar y minimizar el proceso legal que conlleva tener o manejar una empresa es otra razón por cual es importante tener en nómina a tus colaboradores. Si cumples con ello se te facilitará más el proceso de pago de impuestos y el papeleo que este trae consigo. Asimismo, hay que tener en cuenta que la nómina de una empresa es deducible de impuestos, pero se necesita del apoyo de expertos para poder determinar bajo qué tipo de conceptos es deducible.
La nómina es uno de los documentos más importantes dentro de una empresa, ya que ahí se lleva un control de todas las retenciones, por ley y adicionales, del salario de los empleados. De esta operación se obtiene la cantidad final que un trabajador recibirá y la que la empresa invertirá en un periodo determinado.
La nómina es una obligación para cualquier empresa en México, establecida en las siguientes leyes:
- Ley Federal del Trabajo (artículo 804 fracción II).
- Código Fiscal de la Federación (artículo 67).
- Ley del Seguro Social en México (artículo 15).
A continuación te presentamos una serie de pasos a seguir cuando elaboras la nómina:
1. Percepciones necesarias a pagar
Esto se compone de todos los ingresos a los cuales el trabajador tiene derecho debido al trabajo realizado y a su desempeño en el mismo, esto puede ser:
- Prestaciones sociales al trabajador
- Prestaciones laborales
- Horas extras
- Sueldo
2. Deducciones
Las deducciones son todos los conceptos por los cuales se retendrá parte del pago del trabajador, siempre de acuerdo con la ley en la materia y sin que afecten a los trabajadores involucrados.
Por ejemplo:
- Retención de Impuestos (SAT)
- Retención de Seguro Social (IMSS)
3. Periodicidad de la nómina
La periodicidad de la nómina se puede realizar de 3 maneras distintas:
1. Por periodo
- Semanal
- Catorcenal
- Quincenal
- Mensual
2. Por tipo de percepción
- Ordinaria: Sueldos comunes.
- Extraordinaria: Por ejemplo, aguinaldo y/o Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).
3. Por contrato
- Nómina de socios
- Personal de base
- Personal eventual
4. Proceso de elaboración de nómina
- 1. Definir pagos y deducciones.
- 2. Definir periodos de pago y calendarios.
- 3. Dar de alta a nuevos empleados y clasificarlos según su tipo.
- 4. Del sueldo final de los empleados tomar en cuenta las faltas, incapacidades, horas extras, permisos con o sin goce de sueldo, vacaciones, etc.
- 5. Calcular pagos extras o descuentos adicionales que deban realizarse.
- 6. Calcular de manera previa la nómina.
- 7. Volver a calcular y generar ajustes necesarios.
- 8. Obtener reportes y archivos necesarios.
- 9. Realizar el pago a los empleados.
- 10. Cerrar nómina y declarar los pagos mensuales.
¿Qué es staffing y cómo ayuda a mi empresa?
El staffing, o la administración de nómina, puede definirse como el proceso de externar las relaciones de trabajo contratando a un tercero para realizar tareas necesarias para el correcto funcionamiento de un negocio. Es decir, consiste en delegar procesos estratégicos con el fin de conseguir mayor efectividad y control de riesgos.
En nuestros país la aplicación legal del staffing ofrece ciertos beneficios empresariales, como la reducción y el control de los gastos de operación, y la posibilidad de disponer de personal altamente calificado y especializado para realizar actividades que no son propias de mi negocio. Todo esto tiene como resultado una mayor funcionalidad para la empresa y facilita la adaptación de ésta en el mercado. Otras principales ventajas son:
1. Concentrarse en actividades principales
Entre más rápido crece la empresa, también crecerán los requerimientos administrativos, esto comenzará a consumir tus recursos, tanto económicos como humanos. El staffing permitirá que tu personal se concentre en las actividades operativas (lo que te hace exitoso) y dejarás la carga administrativa a un tercero.
2. Reducción de costos
Cuando hay diferentes tipos de requerimiento para cada empleado y la compañía no tiene un personal interno para llevarlos a cabo, los costos de cumplir con estos pueden ser mayores que el staffing.
3. Continuidad y control de riesgos
Si hay periodos de constante de cambio en el personal de tu empresa, la administración de nómina, o staffing, llevará a cabo todo lo necesario para que las plazas de trabajo estén ocupadas siempre. Asimismo asumirá los riesgos legales ocasionados por cualquier incidencia relacionada con el personal provisto por el staffing.
Conoce más
El sueldo o salario que pagamos a un trabajador es la retribución que recibe por la prestación de sus servicios. En la mayoría de los casos, en las empresas se designa a un personal especializado para realizar el cálculo de la nómina, ya que cometer un error en este proceso puede resultar en multas impuestas por el SAT o en afectaciones legales a los derechos del trabajador.
Por eso en esta ocasión queremos compartirte 5 pasos básicos para calcular la nómina de tus trabajadores.
Paso 1: Sueldo mensual.
Lo primero que tienes que hacer es definir cuál es el sueldo mensual de tu trabajador, cuál será su tiempo de pago (semanal, quincenal, mensual, etc.) y si el pago es libre de impuestos.
Paso 2: Obtén el salario diario.
Ahora vamos a convertir el número mensual en el plazo que estamos buscando realizar los pagos (si es mensual debemos omitir este paso), para esto dividimos el sueldo mensual entre 30 y lo multiplicaremos por la cantidad de días trabajador, por ejemplo, semanal: 7; catorcenal: 14; quincenal: 15, etc.
Paso 3: Calcular retenciones de ISR.
Para calcular las retenciones del ISR será útil revisar las tablas del SAT para el 2018. El descuento en la nómina se realiza de forma equitativa en incremento paralelo con el sueldo (al que más gana, se le descuenta más).
Paso 4: Retenciones del IMSS.
A continuación debemos calcular el monto a retener por concepto de seguridad social, para realizar esto debemos revisar el Sistema SUA que proporciona el IMSS.
Paso 5: Descuentos en nómina adicionales.
Por último, debemos descontar de la nómina las deducciones que correspondan a:
- Créditos Infonavit.
- Anticipos de sueldos.
- Préstamos personales.
- Otras deducciones que apliquen.
Conoce más
Sin duda, una administración correcta de la nómina es muy importante para las empresas, ya que se evita perjudicar a los trabajadores y se previene al máximo cualquier irregularidad legal que pueda derivar en multas por parte de las autoridades.